Was ist Microsoft Power Apps?
Die Anwendung Microsoft Power Apps gehört zur Microsoft Power Platform Familie. Mit Microsoft Power Apps können Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse schnell und effizient maßgeschneiderte Geschäftsanwendungen erstellen. Diese Apps sind nahtlos in die bestehende Microsoft-Umgebung integriert und können so zur Effizienzsteigerung im Unternehmen beitragen. Der Einsatz von Power Apps reduziert (manuelle) Fehler, verschafft den Mitarbeitenden mehr Zeit für strategische Aufgaben und fördert die Produktivität im Unternehmen. Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigen unsere Microsoft Power Apps Beispiele.
Mit der Power Platform starten – kostenfreier Workshop
Sie möchten mehr über die Power Platform erfahren und überlegen, wie Sie sie für Ihr Unternehmen nutzen können? In unserem Envisioning Workshop lernt Ihr Team anhand eines Beispiels aus Ihrem Unternehmen, wie Prozesse mit der Power Platform digitalisiert werden – praxisnah und mit Fokus auf Wissensvermittlung. Der Clou: In der Regel übernimmt Microsoft die Kosten des Workshops für Sie.
- Ohne IT-Vorkenntnisse
- Praxisnahes Beispiel aus Ihrem Unternehmen
01
Finance mit Microsoft Power Apps: Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV)
Ein internationales Unternehmen hat seinen Eingangsrechnungsprozess mit einer “ER Processing App” vollständig digitalisiert.
Das Projekt im Überblick:
Die Mitarbeitenden legen Rechnungen in Microsoft SharePoint ab. Ein Azure AI Service analysiert die Eingangsrechnungen und erkennt wichtige Informationen, wie Rechnungsnummer, Kreditor, Debitor, Position, Anzahl, Betrag und Datum automatisch. Die Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Validierungs-App. Hier werden die von der Azure AI Service erkannten und visualisierten Daten von den Mitarbeitenden auf einen Blick überprüft und gegebenenfalls korrigiert. Anschließend wird die Rechnung an die fachlichen und sachlichen Freigebenden gesendet. Diese werden per E-Mail informiert und können die Rechnung direkt genehmigen oder ablehnen. Die E-Mail ist im vollen Postfach untergegangen? Kein Problem, das System sendet allen Beteiligten eine Erinnerung. Eine Übersicht über die Eingangsrechnungen und deren Freigabestatus bietet die Power App in einem Invoice Cockpit Dashboard. Ist die Rechnung bearbeitet und freigegeben, wird sie automatisch im ERP verbucht – manuelle Eingriffe sind nicht mehr notwendig.
Vorteile der Digitalisierung mit Power Apps:
- Effizienzsteigerung: Durch die automatische Analyse und Validierung der Dokumente werden manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.
- Fehlerreduktion: Durch die AI-gestützte Analyse der Daten werden Unstimmigkeiten bei manuellen Ein- und Überträgen vermieden. Mögliche Abweichungen werden jederzeit erkannt und können korrigiert werden.
- Transparenz: Der digitale Freigabeprozess gewährleistet eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Entscheidungen inklusive Timeline.
02
HR: Talent Management mit Microsoft Power Apps
Ein Unternehmen aus der Pharma- und Biotechnologiebranche setzt auf ein ganzheitliches Talent Management mit Hilfe einer Power App.
Das Projekt im Überblick:
Das intuitive Coaching-Tool unterstützt die Weiterbildung und Weiterentwicklung der Mitarbeitenden im Unternehmen. Über die Power App werden die Mitarbeitenden zunächst ihren Führungskräften zugeordnet. Anschließend werden über das Tool Termine für Entwicklungsgespräche geplant und automatisch an die Beteiligten versendet. In der App sind verschiedene, flexible und abteilungsspezifische anpassbare Kompetenzbereiche hinterlegt, die zur Einschätzung des Coachingsbedarfs von beiden Parteien vor dem Termin ausgefüllt werden. Diese Inhalte dienen der Strukturierung des Gesprächs, dem zielgerichteten Austausch und der nachvollziehbaren Festlegung gemeinsamer Entwicklungsziele. Mit der für das Tablet optimierten Power App können handschriftlich Notizen oder sogar Spracheingabe erstellt werden Als besonders praktisch empfinden die End-User die Synchronisation aller Inhalte für die Offline-Nutzung. Die Daten sind zu jederzeit sicher, vertraulich und geschützt, da die Mitarbeitenden die Inhalte für die Führungskräfte explizit freigeben müssen.
Vorteile der Digitalisierung mit Power Apps:
- Effizienzsteigerung: Die Automatisierungen reduzieren den administrativen Aufwand und ermöglichen eine stärkere Fokussierung auf die individuelle Entwicklungsziele und Kompetenzen der Mitarbeitenden.
- Verbesserte Kommunikation: Die App bietet ein übersichtlich strukturiertes User Interface. Die Inhalte dienen als Leitfaden und werden für Folgegespräche sicher gespeichert.
- Flexibilität: Die Tablet-optimierte App ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Informationen. Dank der Power Platform Integration ins M365-Office Paket sind die Daten z.B. auch als PDF druckbar.
Zufriedene Kunden
03
Procurement: Saisonale Einkaufsplanung mit Microsoft Power Apps
Ein Microsoft Power Apps Beispiel aus dem Einzelhandel veranschaulicht, wie ein Fashion-Händler sein Einkaufsmanagement durch eine App optimiert hat.
Das Projekt im Überblick:
Das Einkaufsteam nutzt eine Kombination aus zwei Power Apps, um die Planung und Bestellung der Waren durchzuführen. In der ersten App wird die Grobplanung durchgeführt und festgelegt, wie viele Artikel von welchen Herstellern für die nächste Saison benötigt werden. Das Team definiert, für wie viele Artikel pro Standorte bestellt werden soll, und ordnet den spezifischen Herstellern. Stammdaten der Lieferanten können importiert werden. Nach der Planung zeigt die App automatisch, team- und standortübergreifen eine Budgetdashboard mittels Power BI in Echtzeit an.
Die zweite App dient der Feinplanung. Diese errechnet automatisch, wie viele Artikel pro Größe benötigt und für welchen Vertriebskanal sie bestimmt sind. Bestellungen bei Herstellern werden automatisch vorkalkuliert und mit einem Klick ausgelöst werden. Natürlich werden auch vielfältige Datenexporte, in z.B. Excel, unterstützt.
Vorteile der Digitalisierung mit Power Apps:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Berechnungen und vorkalkulierte Bestellungen sparen Zeit und reduzieren manuelle Fehler.
- Kompatibilität: Die Power Apps fügen sich nahtlos in das bestehende Microsoft Eco-System ein. Die Möglichkeit, Stammdaten von Lieferanten zu importieren und exportieren, gewährleistet die Arbeit mit unterschiedlichen Lieferantensystemen.
- Transparenz: Power BI bietet einen Echtzeit-Überblick über den Planungsstand und das Budget. Dies unterstützt valide und datenbasierte Entscheidungsfindungen, ermöglicht ein besseres Controlling und Anpassung der Einkaufsstrategie.
04
Logistics: Fuhrparkmanagement mit Microsoft Power Apps
Ein Unternehmen aus der Lebensmittelbranche hat sein Fuhrparkmanagement mit einer Suite von Power Apps erweitert und vollständig digitalisiert.
Das Projekt im Überblick:
Zuvor wurden Fahrzeugdaten in Excel und Übergabeprotokolle in Word gepflegt. Mit der neuen Power-Lösung werden mehr als 1.000 Fahrzeuge – darunter Lieferwagen mit integrierten Öfen, Lkw und Pkw – vollständig digital verwaltet.
Eine zentrale Backoffice-Applikation verwaltet alle Fahrzeugdaten inklusive Historie, Standort und Ausstattung. Zwei mobile Apps unterstützen das Tagesgeschäft: eine App für die digitale Fahrzeugübergabe mit Fotodokumentation und eine Dienstwagen-App für die monatliche Erfassung von Kilometerständen und Verbrauchswerten für die nachhaltige CO₂-Bilanz.
Alle Daten fließen in eine zentrale Datenbank und Power BI Dashboard bieten einen kompletten Überblick über die Fahrzeugflotte. Übergaben, Standortwechsel und CO₂-Kennzahlen sind jederzeit nachvollziehbar. Die Apps ermöglichen ein effizientes, transparentes und papierloses Fuhrparkmanagement.
Vorteile der Digitalisierung durch Power Apps:
- Effizienzsteigerung: Digitale Übergabeprozesse und automatisierte Datenerfassung sparen Zeit und reduzieren manuelle Aufwände.
- Fehlerreduktion: Die strukturierte Datenerfassung und zentrale Verwaltung verbessert die Datenqualität und minimiert Übertragungsfehler.
- Transparenz: Alle Fahrzeugbewegungen und -zustände sind in Echtzeit dokumentiert und nachvollziehbar – inklusive CO₂-Auswertung.
05
Agriculture: Digitalisierung der Feldbewertung mit Microsoft Power Apps
Ein innovatives Projekt zur Digitalisierung der Feldbewertung, durchgeführt in einem Unternehmen aus der Agrarwirtschaft, ermöglicht die genaue Bestimmung des Pilzbefalls bei Kulturpflanzen mithilfe einer Power App und KI-Technologie.
Das Projekt im Überblick:
Für die Power App wurde ein KI-Modell mit Python und TensorFlow programmiert. Das KI-Modell wurde mit dem Azure AI Service Custom Vision und tausenden Bildern kundenspezifisch trainiert, dass es Bilder klassifizieren und Objekte oder Muster in den Aufnahmen erkennen kann. Anschließend wurde die KI über TensorFlow Lite als App auf allen mobilen Endgeräten zur Verfügung gestellt. Nun können die Landwirt:innen mit der App Fotos von betroffenen Pflanzen aufnehmen und erhalten schnell eine Bewertung des jeweiligen Pilzbefalls. Zusätzlich erstellt die App aus Basis Wetterinformationen für den jeweiligen Standort eine Prognose über den Befallsverlauf und empfiehlt geeignete Fungizide. Diese Funktionen unterstützen Landwirt:innen dabei, schnell und adäquat auf Pilzbefall zu reagieren und die Gesundheit ihrer Pflanzen zu sichern.
Vorteile der Digitalisierung mit Power Apps:
- Prozessoptimierung: Die KI-Technologie löst die manuelle und aufwendige Erkennung und Bewertung des Pilzbefalls ab. Das spart Zeit ein und vermeidet Fehler.
- Kostenreduktion: Die App empfiehlt geeignete Fungizide auf Basis der Analyse des Pilzbefalls. Dadurch kann der Einsatz von Pflanzenschutzmitteln reduziert werden – ohne dass die Pflanzen darunter leiden.
- Flexibilität: Die intelligente Power App kann jederzeit mit Updates und neuen KI-Erkennungsmodellen für Blattkrankheiten erweitert werden.
Fazit
Die Microsoft Power Platform ist eine Sammlung von Low-Code/No-Code-Tools, mit denen Unternehmen Apps erstellen (Microsoft Power Apps), Daten analysieren (Power BI), Workflows automatisieren (Power Automate) und Chatbots entwickeln (Copilot Studio) können. Die vorgestellten Microsoft Power Apps Beispiele zeigen, wie flexibel und individuell Power Apps in unterschiedlichen Branchen eingesetzt werden können. Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Microsoft Power Platform und der Azure AI Services eröffnen sich immer weitere Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
