Unsere Lösungen im HSE-Projekt
Mit Power Apps ganz einfach mehr Transparenz schaffen.
HSE ist ein führender Anbieter in Europa im Bereich Live Commerce. Ob über einen der drei TV-Sender, den Onlineshop, die prämierte HSE App oder über die neue Social-Commerce App HSE HELLO – die Kund:innen entscheiden, wann und wo sie bei HSE shoppen. HSE steht für die unterhaltsamste Form des Shoppings und begeistert seine Kund:innen mit einem kuratierten Produktsortiment von 17.000 Artikeln aus den Bereichen Fashion, Schmuck, Beauty, Wellness, Haushalt sowie Home & Living.
Pro Jahr muss eine Vielzahl an Verträge für unterschiedlichste Bereiche vorbereitet, sachlich und rechtlich sicher geprüft, freigegeben und abgeschlossen werden. Ein hochkomplexer Prüf- und Genehmigungsprozess zwischen verschiedenen Fachabteilungen und eine Herausforderung, die sowohl Zeit als auch Nerven kostet. Von der E-Mail-Flut ganz zu schweigen. Wie die Nerven schonen und die Flut eindämmen, aber trotzdem alle Beteiligten informiert halten?
Gemeinsam mit HSE hat das Arineo-Team die Erfassungsbögen und Prozesse für die Verträge in einen digitalen Workflow überführt und alles in der EFABO-App für Erfassungsbögen gebündelt.
Prüf- und Freigabeprozesse zwischen verschiedenen Fachabteilungen sind komplex und geschehen oftmals zeitgleich
Alle Beteiligten sollen jederzeit auf dem aktuellen Stand sein – ohne dass die Postfächer überlaufen
Die vorhandene Legal-Management-Software muss eingebunden werden, um die Compliance sicherzustellen
„HSE orchestriert mit der EFABO Power App die rechtlichen Compliance-Anforderungen in Bezug auf interne Prozesse und gesetzliche Vorgaben. Sie gewährleistet die notwendigen Strukturen und stellt eine umfassende Transparenz in jeden Prozessschritt bereit. Gemeinsam mit den Arineo-Experten haben wir eine maßgeschneiderte Lösung für unser Business entwickelt.“
Günther Sailer
General Counsel and Chief Compliance Officer
Das zentrale Dashboard ist der gemeinsame Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation und bietet allen Beteiligten einen schnellen Überblick über die Vorgänge und Prozesse. Alle Genehmigungs- und Freigabeprozesse innerhalb und zwischen den verschiedenen Fachabteilungen wurden von Arineo in einer zentralen App gebündelt und übersichtlich abgebildet. So sind die Vorgänge auf einen Blick und ohne langes Suchen für die Beteiligten jederzeit einsehbar, transparent und nachvollziehbar.
Die Kommunikation findet ausschließlich in der Anwendung selbst statt, was die E-Mail-Flut automatisch eindämmt, allen Beteiligten aber trotzdem denselben Informationsstand bietet. Dabei werden Kommentare ähnlich einem Protokoll dargestellt, bei dem klar gekennzeichnet ist, wer welche Anmerkung oder Frage verfasst hat. Die Eingabemasken wurden mit Hilfe von Arineo für die jeweiligen Workflows übersichtlich strukturiert und lassen sich intuitiv und schnell bedienen. Auf einen Blick zeigt der automatische Zeit- und Namensstempel welche Person wann welchen Vorgang kommentiert hat. Alle Freigabe- und Prüfprozesse werden auf Knopfdruck in der App angestoßen und erzeugen automatisch Benachrichtigungen über MS Outlook und MS Teams an die Beteiligten. Der direkte Link in der Benachrichtigung kombiniert mit SSO erleichtert die Bearbeitung.
Die Anbindung der vorhandenen Legal-Management-Software wurde elegant und mit Hilfe der innovativen Robotic-Process-Automation (RPA-Workflow) gelöst. Das hat den Vorteil, dass keine neue Schnittstelle programmiert werden musste und so Zeit und Kosten gespart werden konnten.
Mit Power Apps ganz einfach mehr Transparenz schaffen.
„Die EFABO-Power App schafft für alle Fachbereiche einen deutlichen Mehrwert. EFABO macht den komplexen Prüfungs- und Freigabeprozess effizienter, reduziert den Zeitaufwand, erstellt automatisch eine nachvollziehbare Dokumentation und schafft Transparenz bei allen Beteiligten.“
Lisa Grüneisl
Coordinator Legal
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