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ProSiebenSat.1 Tech Solutions GmbH

Der Digitalkonzern setzt auf die Microsoft Power Platform

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Compliance durch Digitalisierung

ProSiebenSat.1 ist ein innovativer Digitalkonzern und das Zuhause populärer Unterhaltungs- sowie digitaler Verbrauchermarken. Das Entertainment-Segment steht mit seinen Live- und On-Demand-Angeboten für beste Unterhaltung.

Mit der ParshipMeet Group hat ProSiebenSat.1 einen führenden globalen Player im Dating-Markt geschaffen. Im Commerce & Ventures-Bereich bündelt die Gruppe ihre Wachstumsgeschäfte und entwickelt digitale Verbrauchermarken zu Marktführern in ihren Branchen.

Um den gesetzlichen Verpflichtungen des Unternehmens effizient nachzukommen, setzt die Compliance-Abteilung beim internen Kontrollsystem (IKS) seit Mitte 2020 auf die Microsoft Power Platform:

Praktische Apps befähigen die rund 8.000 Mitarbeitenden des Konzerns, die Konzernrichtlinien in ihrem Arbeitsalltag mit geringem Aufwand umzusetzen, nachzuhalten und zu verwalten.

„Durch die Prozessdigitalisierung und -automatisierung durch die Microsoft Power Platform sparen wir bei ProSiebenSat.1 manuelle Aufwände, Prozesskosten und sehr viel Papier. Tolles Feedback von unseren Kolleg:innen gibt es noch dazu. Das Team von Arineo unterstützt uns dabei – von der Anforderungsaufnahme über Prozessdesign und -implementierung bis hin zum Support.“

Philipp Slupina

Director Process Automation – ProSiebenSat.1 Tech Solutions GmbH

Certification Letter: Compliance leicht gemacht

Als ein am Kapitalmarkt notiertes Unternehmen unterliegt die ProSiebenSat.1 Media SE gesetzlichen Vorschriften im Bereich der Unternehmensführung, die vom Konzern zu überwachen, zu kontrollieren und zu dokumentieren sind.

Daher sind rund 140 Führungskräfte des Konzerns und der zugehörigen Tochtergesellschaften angehalten, quartalsweise geschäftskritische Informationen an das interne Kontrollsystem zu melden. Dies bedeutete bis zur Einführung der Microsoft Power Platform einen sehr hohen manuellen Aufwand.

Der mit Arineo-Expert:innen erstellte „Certification Letter“-Prozess, basierend auf Power Automate und DocuSign, vereinfacht diesen Vorgang immens: Nach einer automatisierten Abfrage werden die ausgefüllten und rechtssicher unterschriebenen Dokumente über Power Automate ausgelesen.

Ein standardisierter Workflow überträgt diese Informationen in eine zugriffsgeschützte SharePoint-Bibliothek, in der die Mitarbeitenden des IKS alle Informationen zur Weiterbearbeitung transparent sowie zeit- und ortsunabhängig einsehen können. Standard-Views und individuelle Filter vereinfachen und optimieren die Bearbeitung zusätzlich.

Unsere Citizen Developer sowie unser Center of Excellence sind die Stützen der digitalen Transformation durch Prozessautomatisierung bei ProSiebenSat.1. Wir arbeiten eng mit dem Team von Arineo zusammen und ebnen so den Weg für effektivere und effizientere Arbeitsprozesse – so treiben wir unsere digitale Transformation in den einzelnen Fachbereichen voran.“

Philipp Slupina

Director Process Automation – ProSiebenSat.1 Tech Solutions GmbH

Citizen Developer für mehr Innovation

Eine Community aus Citizen Developern – Mitarbeitende mit großem Prozess-Knowhow, aber wenig Kenntnissen in der IT-Entwicklung – soll dank der Microsoft Low-Code Platform von nun an bis zu viermal mehr Apps erstellen können als dies bisher mit Hilfe professioneller Entwickler:innen möglich war.

ProSiebenSat.1 setzt dabei auf motivierte Mitarbeitende, die die Digitalisierung ihres Fachbereichs vorantreiben und sich IT-Wissen aneignen möchten.

Die Citizen Developer sind Teil eines übergreifenden Teams zur Prozessautomatisierung. Deren Mitglieder unterstützen sich gegenseitig bei der Erstellung von Apps, teilen Good Practices und fördern den internen Austausch zwischen den verschiedenen Fachbereichen im Unternehmen.

Diese dynamische und agile Community hat bereits über 30 Apps und Workflows für 2.500 User:innen erstellt und entwickelt sich stetig weiter.

„Ich sehe mindestens drei Vorteile: Einerseits fördert die Power Platform die Möglichkeit der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung von Kolleg:innen. Anderseits wird die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung enger. So können Prozesse schneller umgesetzt werden. Und nicht zuletzt ist das Compliance-Bewusstsein im Konzern mit den transparenten und nachhaltigen App-Lösungen erheblich gestiegen.“

Charlene Russ

Senior Vice President Entertainment Controlling – Seven.One Entertainment Group

Weniger manueller Aufwand, mehr Compliance

Marcel Wiesner, Junior Controller bei der Seven.One Entertainment Group, hat die Bestätigungsprozesse im IKS digitalisiert und automatisiert. Dieser Ablauf war zuvor mit hohem manuellem Aufwand verbunden.

Das Prozessautomatisierungsteam begleitete Marcel und vermittelte ihm das nötige IT-Knowhow. Mit nur einem Klick kann er nun unterschiedliche Abfragen für die gesamte Seven.One Entertainment Group auslösen und nachhalten. Damit entfällt eine Vielzahl an repetitiven Aufgaben. Zudem haben sich die Antwortquoten in allen IKS-Prozessen erhöht und die Reaktionszeiten verringert.

Letztendlich steigerte sich so der übergreifende Austausch und das Bewusstsein für Compliance-Anforderungen im Gesamtkonzern.

„Mit der Digitalisierung unseres Prüfungsprozesses haben wir nicht nur den manuellen Aufwand in unserer Abteilung stark reduziert, sondern auch unsere Rechtsicherheit im Bereich Compliance erhöht. Besonders freut mich die umfassende Beratung durch das Arineo-Team, die es uns ermöglicht, zusätzliche Funktionen, Workflows und rechtliche Bestimmungen weitestgehend mit internen Ressourcen umsetzen zu können.“

Charlene Russ

Senior Vice President Entertainment Controlling – Seven.One Entertainment Group

Sicherheit hat oberste Priorität

Für Philipp Slupina, Director Process Automation bei der ProSiebenSat.1 Tech Solutions, sieht die Verschmelzung von Rechtssicherheit und Digitalisierung als großen Entwicklungsfortschritt.

Mit dem Center of Excellence (CoE) wird sowohl den Citizen Developern als auch den Professional Developern ein Fundament zur Verfügung gestellt, auf dem sie ihre Apps compliance- sowie securitykonform und dennoch frei gestalten können.

Gemeinsam mit den Arineo-Expert:innen verwaltet die ProSiebenSat.1 Tech Solution im CoE das Application Lifecycle Management (ALM) und die unterschiedlichen Lizenzen. Über Standard-Dashboards können die Nutzung, Zugriffsrechte, Datenströme und Environments überwacht und verwaltet werden.

„Es macht großen Spaß, Teil der Citizen Developer Community zu sein. Ich lerne jeden Tag Neues und kann das Unternehmen in meinem Bereich voranbringen. Das gesamte Prozessautomatisierungsteam hatte und hat immer wieder Ideen, unsere Compliance-Prozesse anwenderfreundlicher zu gestalten – und dies im Rahmen geltender Rechtsvorschriften. Ich freue mich schon auf die nächsten Projekte!“

Marcel Wiesner

Junior Controller – Seven.One Entertainment Group