Bis zur Einführung von drei integrierten Power Apps zur Verwaltung seiner über 1.000 Fahrzeuge hatte das Fahrzeugmanagement der apetito AG seine Stammdaten in Excel und die Übergabeprotokolle in Word gepflegt.
Nun wollte der Marktführer für Gemeinschaftsverpflegung einen präziseren Überblick über seine 518 Frische-Mobile (Lieferfahrzeuge mit integrierten Öfen – sogenannten Convektomaten – zum Aufbereiten der Mahlzeiten im Fahrzeug), 107 LKW und 520 PKW an insgesamt 18 Standorten erhalten.
Zur Wahl stand die Einführung eines klassischen Flottenmanagement-Tools oder die Programmierung einer personalisierten Power App. Die Anpassbarkeit der Microsoft Power Apps und die geringen monatlichen Kosten überzeugten das Management der Firmengruppe mit über 12.000 Beschäftigten.
Das Fuhrparkmanagement der apetito AG verwaltet seine über 1.000 Fahrzeuge, seine mobilen Convektomaten zur Mahlzeitzubereitung im Fahrzeug sowie alle Übergabeprotokolle mit Microsoft Power Apps.
Mit der neuen App sollte es möglich sein, detaillierte Daten und einen historischen Verlauf zu jedem einzelnen Fahrzeug zu hinterlegen und einen Überblick über die gesamte Flotte zu erhalten.
Im operativen Tagesgeschäft wechseln die Frische-Mobile regelmäßig ihren Einsatzort. Die Bewegungen zwischen Vertragspartnern, Einsatzgebieten, Touren und Servicecentern sind sehr dynamisch. Der papierbasierte, analoge Übergabeprozess sollte durch einen transparenten, digitalen Übergabeprozess inklusive Foto-Dokumentation abgelöst werden.
apetito ermittelt CO2-Kennzahlen für sein Nachhaltigkeitsprogramm. Dazu müssen alle Dienstwagenfahrer:innen monatlich ihren durchschnittlichen Verbrauch und die aktuellen Kilometerstände übermitteln. Auch dieser Prozess sollte direkt in der neuen Power Apps Suite abgebildet werden.
Das Arineo-Team programmierte drei integrierte Canvas Apps für das Fuhrparkmanagement von apetito: Eine zentrale, desktop-optimierte Backoffice App für das Fuhrparkmanagement, eine Smartphone-App zur Verwaltung der Lieferfahrzeuge und eine Smartphone-App zur monatlichen Abfrage der Kilometerstände der Dienstwagen.
In der Backoffice-App werden die über 1.000 Fahrzeuge des Konzerns zentral erfasst und alle relevanten Details zu jedem Fahrzeug gepflegt. Dazu gehören unter anderen die Fahrzeughistorie, die eingebauten Module, der Standort sowie – wenn erforderlich – eine automatische Berechnung des Alters und der Nutzungsdauer des Fahrzeugs sowie des eingebauten Mobil-Convektomaten. Im Management Dashboard kann das Team auf einen Blick alle relevanten Informationen sehen, diese mit einem Klick bearbeiten und die Einträge nach beliebigen Kriterien filtern. Alle Daten aus den beiden anderen Apps fließen in diese zentrale App ein.
Die Smartphone-App für Lieferfahrzeuge beinhaltet neben einer Checkliste und FAQs zum Fahrzeug auch ein digitales Übergabeprotokoll. Hier wird der Zustand des Lieferfahrzeugs und ggf. des eingebauten Zubehörs dokumentiert. Sind Mängel vorhanden, werden sie direkt in der App markiert und fotografisch dokumentiert. Alle Übergabedaten werden an die zentrale Backoffice App übermittelt und vom Fuhrparkmanagement geprüft. Sobald das Team das Protokoll validiert hat, wird der Standort des Fahrzeugs in den Stammdaten entsprechend der Daten aus dem Übergabeprotokoll aktualisiert.
Einmal im Monat erinnert die Dienstwagen-App alle Fahrzeughaltenden daran, den aktuellen Kilometerstand und durchschnittlichen Verbrauch einzutragen. Diese Daten werden in die zentrale Backoffice-App übermittelt und für die Berechnung des CO2-Ausstoßes des Fuhrparks von apetito genutzt. Dieses Vorgehen ist für alle Dienstwagennutzer:innen komfortabel und wird gut angenommen.
Die mobile App zur Dokumentation der Fahrzeugübergabe ist ein Quantensprung im dynamischen Tagesgeschäft. Wir können nun viel schneller und adäquater auf Probleme reagieren, da die digitalen Übergabeprotokolle in Echtzeit vorliegen und wir über die Fotos den Zustand des Fahrzeuges besser beurteilen können.“
Yannick Busse
Abteilungsleiter Transport Distributions-Center Hilden, apetito AG
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