Die Südwolle Group verarbeitet 24.600 Tonnen Garn pro Jahr und beliefert zahlreiche namhafte Textilhersteller rund um den Globus. Die hochwertigen Lieferungen bergen große Geschäftsrisiken, die mittels Forderungsausfallversicherungen abgesichert werden. Bisher setzte das Unternehmen mit 3.200 Mitarbeitenden für die Verwaltung seiner Versicherungen auf einen on-premise SharePoint in Kombination mit Nintex Workflows. Nach über zehn Jahren erfolgreicher Nutzung sollte das System abgelöst werden und – aus Gründen der einfacheren Lizenzierung und Integration – komplett in die Microsoft Cloud migriert werden.
Dafür beauftragte das global agierende Unternehmen mit Sitz im bayrischen Schwaig bei Nürnberg die Power Platform Expert:innen von Arineo. Sie erstellten eine intuitive Lösung bestehend aus einer Power App zur Meldung des Absicherungsbedarfs, Freigabeprozessen in Microsoft Power Automate und einer zentralen SharePoint-Liste, in der alle Entscheidungen zum Thema Forderungsausfallversicherung transparent dokumentiert und intuitiv farblich gekennzeichnet sind. Der Clou: Dank des Self-Service-Bereichs in SharePoint kann die Kreditlimitabteilung notwendige Änderungen am System ganz einfach selbst vornehmen, wie zum Beispiel Anpassungen der Freigabeberechtigten.
Mit knapp 1.000 Durchläufen im Jahr trägt der neue Power Automate Workflow dazu bei, die Geschäftsrisiken der Südwolle Gruppe zu reduzieren. Über ihn werden Anträge auf Forderungsausfallversicherung gestellt, bearbeitet und Entscheidungen transparent dokumentiert.
Die neue Lösung sollte entsprechend der Plattform-Strategie der Südwolle Group umgesetzt werden, um Schnittstellen und zusätzliche Lizenzkosten zu vermeiden.
Mitarbeitende der Kreditlimitabteilung sollten in die Lage versetzt werden, bei Bedarf Änderungen an den Stammdaten der Lösung selbst vorzunehmen.
Die Power App sollte intuitiv bedienbar sein und für den Einsatz in unterschiedlichen Ländern rund um den Globus optimiert sein.
Großes Kompliment an das Arineo Team! Die neue Power App ist intuitiv und sehr viel einfacher zu warten – genau wie wir es uns gewünscht hatten. Sie wird im gesamten Unternehmen, in allen Ländern, gut angenommen: Jährlich laufen knapp 1.000 Workflows über sie. Damit trägt sie maßgeblich zur internen Effizienz und vor allem zur Reduzierung unseres Geschäftsrisikos bei!“
Angelika Müller
Kreditlimitabteilung, Südwolle Group GmbH
Die von Arineo entwickelte Lösung basiert auf Microsoft Power Apps, Microsoft Power Automate und Microsoft SharePoint. Mit ihr werden sowohl Anträge auf externe Absicherung des Geschäftsrisikos durch eine Versicherung, Anträge auf interne Absicherung als auch Informationen der Versicherungen über Geschäftspartner des Unternehmens verwaltet, zentral vorgehalten und transparent dokumentiert. Pro Jahr durchlaufen knapp 1.000 Anfragen das neu geschaffene System.
Zunächst stellt der Vertrieb seine Anfrage nach einer Forderungsausfallversicherung in einer intuitiv zu bedienenden Power App Maske. Sobald ein Antrag vorliegt, löst Power Automate einen Freigabeprozess aus, der je nach Transaktionsvolumen unterschiedlich ausfällt. Die Rückmeldungen der Freigabeberechtigten werden transparent in einer zentralen SharePoint-Liste dokumentiert und zusätzlich per E-Mail an den betroffenen Personenkreis zurückgemeldet. Dazu wurden für jede Entscheidung entsprechende Textbausteine hinterlegt, die sich dynamisch in die Info-E-Mail einfügen. Zusätzlich versendet Power Automate einmal pro Woche automatisiert eine Zusammenfassung aller Entscheidungen an alle Mitglieder der Teamleitung.
Als Administrator der Lösung kann die Kreditlimitabteilung ganz einfach Änderungen in den Stammdaten des Workflows vornehmen und ihn kontinuierlich weiterentwickeln. Dank des intuitiven Aufbaus der Lösung war kein Onboarding notwendig: Mittlerweile nutzen die Mitarbeitenden weltweit die Lösung oft und gerne – und tragen damit zur Geschäftssicherheit der Südwolle Group bei.
„Mit der neuen Lösung zum Management der Forderungsausfallversicherung sind wir rundum zufrieden. Sie ist wartungsarm, spart uns Schnittstellen und Lizenzen und das Arineo-Team beantwortet unsere Fragen immer zügig. Einfach top!“
IT, Südwolle Group GmbH
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„Mit der Power Platform Lösung schaffen wir einen Single Point of Truth und damit die Grundlage für einheitliche, konsistente und beschleunigte Planungsprozesse im B2B-Vertrieb – und das über Abteilungen und Länder hinweg. Die Microsoft Cloud ermöglicht uns die strategische Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse auf Basis des Microsoft Ecosystems.“
Teamlead IT Infrastructure, Südwolle Group GmbH
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