Die Hessische Landesbahn GmbH befindet sich seit Jahren auf einem nachhaltigen Wachstumskurs. Um diesen Erfolg fortzuführen, neue Geschäftsfelder zu erschließen und gleichzeitig steigenden Anforderungen – etwa an Transparenz, Effizienz und IT-Sicherheit – gerecht zu werden, war eine Weiterentwicklung der bestehenden Systemlandschaft notwendig. In diesem Zuge wollte das Unternehmen, als Beteiligungsgesellschaft des Landes Hessen, ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse an die neue Unternehmensgröße anpassen.
Vor diesem Hintergrund entschied sich das Unternehmen für die Einführung eines integrierten ERP-Systems auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Die Implementierung des neuen Systems vertraute die Hessische Landesbahn GmbH den Microsoft Dynamics 365 Expert:innen von Arineo an. Sie etablierten eine Prozesskette von Einkauf und Lager über Abrechnung und Finanzbuchhaltung bis hin zu einer belastbaren Intercompany-Logik zwischen mehreren Gesellschaften. Gleichzeitig sollte aufgrund regulatorischer Anforderungen die bestehende Werkstattsoftware erhalten bleiben.
Ergänzend wurden digitale Lösungen für zentrale Prozesse geschaffen: Zwei Power Apps unterstützen die Lagerentnahme und Inventur, während automatisierte Dokumenten- und Rechnungsläufe sowie die Integration von HR-Daten für zusätzliche Effizienz sorgen. Insgesamt entstand so eine durchgängige, transparente Prozesskette mit hoher Datenqualität und deutlich reduzierten manuellen Aufwänden.
Durch die Automatisierung von Intercompany-Abrechnungen und Lagerprozessen erhöhten Arineo und HLB die Prozesseffizienz und Kostentransparenz über Services und Fahrzeuge deutlich.
Dienstleistungen und Materialverbräuche sollten zwischen Gesellschaften abgerechnet werden, ohne dass eine physische Lieferung von Teilen im Prozess notwendig ist.
Die bestehende Werkstattsoftware sollte als System zur Abwicklung von Werkstattaufträgen beibehalten werden. Die Übergabe von Aufträgen, Zeiten sowie Verbrauchsdaten an D365 F&O sollte automatisiert erfolgen.
Alle Bestände sollten zentral in D365 F&O geführt und Entnahmen direkt auf Werkstattaufträge gebucht werden können.
Der Inventurprozess sollte vereinfacht und digitalisiert werden.
Die Lösung sollte transparente Auswertungen und Nachweise über Bestellungen, Freigaben, Rechnungsprozesse und Kostenstellen ermöglichen.
Was das Projekt für uns besonders gemacht hat, war die Kombination von festen Ansprechpartner:innen mit einer wirklich lösungsorientierten, proaktiven Kommunikation. Auch wenn es eng wurde oder sich Rahmenbedingungen verändert haben, fand man schnell Lösungen auf Augenhöhe. Dazu kam ein agiles und doch sehr strukturiertes Projektvorgehen, das Aufgaben, Abhängigkeiten und Fortschritt für alle sichtbar gemacht hat.
Johann Diel
IT-Leiter, Hessische Landesbahn GmbH
Das Arineo Team führte Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations termingerecht und im Budget ein und etablierte damit ein zentrales ERP-System für die Hessische Landesbahn GmbH. Ein Schwerpunkt war die effiziente Intercompany-Abrechnung für Servicefälle: Materialverbrauch und Rechnungsstellung wurden voneinander entkoppelt, sodass Ersatzteile direkt verbraucht und abgerechnet werden können – ohne physische Warenbewegungen zwischen Gesellschaften im System abzubilden. Gleichzeitig wurden zentrale kaufmännische Prozesse standardisiert, was Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöht und manuelle Aufwände reduziert.
Auch Lager und Materialmanagement sind nun zentral im ERP organisiert, sodass Bestände und Buchungen konsistent und auswertbar sind. Abgerundet wird die Lösung durch eine automatisierte Dokumentenerstellung mit Lasernet, eine digitale Rechnungserkennung mithilfe von Invoice Capture sowie die Schnittstelle zu der bestehenden Werkstattsoftware. Die Anbindung sorgt dafür, dass die Werkstattaufträge inklusive aller relevanten Daten automatisiert ins ERP übergeben und direkt in der Abrechnung und Finanzbuchhaltung verarbeitet werden.
Neben den kaufmännischen Prozessen lag ein weiterer Fokus auf der Integration der Personalprozesse über Hubdrive HR: Sämtliche relevanten HR-Daten werden strukturiert erfasst und sind damit in der Prozesskette von Personalbeschaffung über Personaladministration bis hin zur Personalentwicklung mir einer hohen Qualität integriert. Dabei wurden auch komplexe Tarifstrukturen sowie typische HR-Prozesse praxisnah abgebildet. Klare Berechtigungs- und Zugriffskonzepte sorgen zusätzlich für Sicherheit und Transparenz. Die Schnittstelle zur bestehenden Lohnbuchhaltungssoftware stellt die Verbindung zum Vergütungsmanagement aus Hubdrive HR her.
Für mehr Effizienz im Lager entwickelte das Arineo Team zwei intuitive Power Apps: Die Lager-App ermöglicht es, Artikel einfach per Barcode oder QR-Code zu scannen, Mengen direkt zu erfassen und automatisch dem richtigen Auftrag zuzuordnen. Gleichzeitig erleichtert sie die Suche nach Teilen durch Bilder und klare Lagerortangaben. Auch die Inventur wird deutlich einfacher: Zähllisten werden digital verteilt, können parallel bearbeitet werden und fließen anschließend automatisch in ein gemeinsames Inventurjournal zusammen.
Arineo hat uns mit klarer Beratung und starker Projektumsetzung überzeugt. Die neuen End-to-End-Prozesse reduzieren operative Aufwände, erhöhen Transparenz und verbessern die Datenbasis für Steuerung und Reporting. Das wirkt unmittelbar auf unsere Servicequalität – und stärkt unsere Positionierung als zukunftsorientierter Arbeitgeber.
Veit Salzmann
Geschäftsführer, Hessische Landesbahn GmbH
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