Die Anmeldung des Unternehmens beim Gewerbeamt war nur der erste Schritt – und wahrscheinlich auch einer der einfacheren. Von da an galt es, systematisch eine lange To-Do-Liste abzuarbeiten: Geeignete Räumlichkeiten finden, IT-Infrastruktur aufbauen, grundlegende Prozesse festlegen… Das alles, um die geplante Wachstumsprognose des ersten Geschäftsjahres zu bewältigen. Keine einfache Aufgabe für die Ersten, die an Bord kamen! Aufgrund der bestehenden Anforderungen – Verteilung der Belegschaft über Deutschland und Österreich, schnelle Sicherstellung des operativen Arbeitens, fehlende Netzwerke oder Server – entschieden sie sich für eine Cloud-only-Strategie. Die Vorteile lagen auf der Hand: Über Cloud-Lösungen waren die benötigten Systeme und Tools schnell an allen Standorten verfügbar und skalierbar, was die Integration neuer Mitarbeitenden erheblich vereinfachte. Und der Clou: Da das Unternehmen keinerlei Daten in eigenen Rechenzentren hält, konnte es einfacher wichtige Zertifizierungen erlangen.
Basics: Ausstattung der Arbeitsplätze
„Arineo war es wichtig, der gesamten Belegschaft eine möglichst freie Wahl bei der Gestaltung der Arbeitsplätze zu lassen: Alle sollten sowohl ihr Endgerät als auch das Betriebssystem individuell bestimmen können“, berichtet Michael Zielinski. So angenehm diese Entscheidung für die zukünftigen Mitarbeitenden war – das Beschaffungsteam stellte es vor eine logistische Herausforderung. Um diese zu bewältigen, programmierte das Team eine Microsoft PowerApp. „Mit der Warenkorb-App war das Team innerhalb kürzester Zeit in der Lage, Hardwareanforderungen der neuen Kolleginnen und Kollegen aufzunehmen, zentral zu monitoren und in einen einheitlichen Beschaffungsprozess zu überführen – das hätte ohne diese einfache Lösung schnell im Chaos enden können“, ergänzt Zielinski. Der Beschaffungsprozess über Microsoft PowerApps hat sich bewährt: Über 98% der im Laufe des Jahres 2019 eingestellten Personen konnten an ihrem ersten Arbeitstag mit dem gewünschten Arbeitsmaterial innerhalb einer Stunde produktiv loslegen. Laptops, Bildschirme, Tastaturen, Mäuse, Handys und sonstiges Zubehör warteten einsatzbereit auf sie.
Kommunikation: alle an Bord
Anders als bei üblichen Start-ups mit einem zentralen Standort mussten bei Arineo von Anfang an dezentrale Kommunikationsmöglichkeiten geschaffen werden. Schließlich arbeitete schon früh ein Teil der Belegschaft in Niederlassungen oder im Home-Office. „Ein besonderes Augenmerk haben wir bei der Wahl der zentralen Zusammenarbeits- und Ablageplattform auf das Thema Information Security und DSGVO gelegt. Zudem sollte die Plattform dezentrales, agiles Arbeiten im Team bestmöglich unterstützen – und sogar fördern“, erklärt Tim Dombrowski. Die Wahl fiel auf den Microsoft E5 Lizenzplan mit O365. Er überzeugte durch seine einfache Installation und Skalierbarkeit sowie der Möglichkeit, alle O365-Applikationen auf jedem Endgerät zu nutzen. Für die Verwaltung der stetig steigenden Anzahl an Accounts setzte das Onboarding-Team auf Azure AD. „Sobald wir die Microsoft E5 Pläne ausgerollt hatten, konnten wir zusammenarbeiten. Mehr brauchten wir nicht: Wir haben Microsoft Teams als zentrale Kommunikationsplattform etabliert und nutzen Microsoft Sharepoint für die Dokumentenablage. Die überwältigende Mehrheit hat sich schnell in dieser neuen Umgebung zurechtgefunden und nutzt die vielfältigen Möglichkeiten gerne“, so Dombrowski weiter.
In dieser modernen Arbeitsumgebung werden Dokumente zentral verwaltet, geteilt und gemeinsam bearbeitet. In Microsoft Teams dokumentieren die Arbeitsgruppen Projektschritte und verwalten Aufgaben in virtuellen Kanban-Boards. Auch die Telefonie erfolgt bei Arineo zentral über Teams, sowohl intern auch als extern. Müssen Dateien extern mit Kunden- oder Partnerunternehmen ausgetauscht werden, kann ganz einfach auf Microsoft OneDrive zurückgegriffen werden. „Natürlich gibt es bei der Nutzung des Office 365 Stacks, insbesondere von Teams, auch Herausforderungen“, räumt Dombrowski ein. „Zum Beispiel gab es schnell sehr viele Teams im System, die sich zum Teil doppelten. Hier ist es wichtig, dass jemand die Verwaltung übernimmt und auf Redundanzen hinweist. Und selbst wenn die Tools sehr intuitiv sind: Eine Schulung hat noch niemandem geschadet. Neben Tricks für die tägliche Arbeit gibt sie auch die Möglichkeit, sich auf Grundsätze der Zusammenarbeit zu einigen“. Inzwischen hat sich das agile Arbeiten in virtuellen Teams im gesamten Unternehmen etabliert. Von den damit einhergehenden kürzeren Abstimmungswegen und der gesteigerten Flexibilität profitiert nicht nur die Belegschaft, sondern auch die Kundschaft.
Security First
Zur Gewährleistung der Systemsicherheit setzte das Aufbau-Team auf den Microsoft Security Stack mit Microsoft Privileged Identity, Microsoft Authentification, Azure Sicherheitsfeatures wie Defender sowie Antiviren-Programme. „Um die Daten- und Systemsicherheit weiter zu erhöhen, ohne den Arbeitskomfort zu beeinträchtigen, haben wir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeführt sowie das Passwortverwaltungstool Keeper. Das hat sich sehr bewährt und erfreut sich einer hohen Beliebtheit“, berichtet Dr. Frank Wilkes. Durch die intelligente Kombination von Cloud-Angeboten gewährleistet das junge Unternehmen nicht nur die Sicherheit und Stabilität seiner Systeme, sondern profitiert auch von geringen TCO-Kosten.
Abrechnung: Damit die Zahlen stimmen
Für die Planung, Steuerung und Abrechnung der Projekte sowie die Verwaltung der Marketing- und Vertriebsaktivitäten implementierte das Aufbau-Team Microsoft Dynamics 365 CRM/CE. Zudem stellte es in schnellster Zeit Power-BI Cockpits für das Reporting von Einnahmen, Ausgaben sowie dem Auslastungsgrad der Consultants zur Verfügung. So konnte die Unternehmenslenkung die Zahlen schnell nahezu in Echtzeit einsehen und, falls notwendig, früh Maßnahmen ergreifen. Mit Erfolg: Bereits fünf Monate nach der Gründung schrieb das Unternehmen schwarze Zahlen. „Das PSA-Modul von Dynamics 365 CE ermöglichte es uns, innerhalb von vier Wochen eine auf uns zugeschnittene Lösung bereitzustellen, mit der wir projektbezogene Tätigkeiten erfassen und abrechnen konnten – auch mobil“, erläutert Ronald Höbler. Das CRM-Team erweitert den Umfang der Lösung im agilen Vorgehen stetig, sodass die gesamte Arineo-Belegschaft monatlich von neuen Funktionalitäten profitiert.
Das Erfolgsrezept
Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht nur in der strategischen Nutzung von modernen Tools und Software-Angeboten, sondern auch im großen Engagement aller Beteiligten, die zusammen ihre Vision einer employee-owned Company umsetzen wollen. Dennoch lässt sich die Arineo-Erfolgsgeschichte nach einem Jahr rückblickend in diesen Grundsätzen zusammenfassen:
- Keine Angst vor der Cloud. Ihre Vorteile – schnelle Bereitstellung, Skalierbarkeit und Sicherheit – überwiegen eindeutig.
- Einer für alle. Es ist weniger IT-Personal notwendig als man denkt: wer sich auf moderne Tools einlässt, arbeitet effizienter. Knapp 5% des Arineo-Teams haben das erfolgreiche Onboarding aller aktuell beschäftigen Personen ermöglicht.
- Reden ist Gold. Wer Informationen teilt, findet oft an unerwarteter Stelle eine gute Sparringspartnerschaft und kommt schneller Voran als in starren Strukturen.
