Heute geht es um die Preisgestaltung und darum, wie man das meiste aus seinen Lizenzkosten holt. Tatsächlich hat uns die Preisstaffelung der Atlassian Cloud einen einfachen und transparenten Überblick über die zu erwartenden Kosten gegeben – und damit wichtige Planungssicherheit.
Die Lizenzpolitik von Atlassian macht es Unternehmen sehr einfach, in die Atlassian Cloud einzusteigen. Bei den meisten Produkten (Jira, Confluence, Bitbucket, Access) werden die Kosten auf der Basis der aktiven Benutzeranzahl berechnet. Für Start-ups, kleine Teams oder zum Evaluieren der Lösung werden kostenlose Lizenzen mit bis zu zehn gleichzeitig aktiven Benutzern angeboten. Dies macht das Ausprobieren und den Einstieg sehr komfortabel.
Sobald das Team etwas größer wird und weitere Benutzer zur Atlassian Cloud hinzugefügt werden, müssen verschiedene Entscheidungen getroffen werden. Einerseits, ob die Bezahlung monatlich oder jährlich erfolgen soll. Andererseits, welcher Plan (Standard, Premium, Enterprise) zu den individuellen Bedürfnissen nach Sicherheit, Speicherung und Unterstützung passt. Anhand von Beispielen werden wir die Vorteile der verschiedenen Optionen gründlicher beleuchten.
Dazu nutzen wir die nachfolgende Tabelle:
In dieser Tabelle werden der Plan und die Abrechnungsart anhand verschiedener Benutzerzahlen miteinander verglichen. In rot und grün wird dargestellt, welche Alternative jeweils günstiger ist. So lässt sich schnell erkennen, dass die monatliche und jährliche Abrechnungsarten immer abwechselnd günstiger sind. Aber warum ist das so?
Bei der jährlichen Abrechnung basiert die Berechnung nicht auf der aktiven Benutzeranzahl, sondern auf vordefinierten Benutzerstaffel. In dem Beispiel werden die folgenden Staffeln angewendet:
- 10 – 15 Benutzer
- 16 – 25 Benutzer
- 26 – 50 Benutzer
- 51 – 100 Benutzer
- 101 – 200 Benutzer
Immer dann, wenn die Benutzeranzahl das Ende einer Staffel erreicht, wird die jährliche Abrechnungsart günstiger als die monatliche Abrechnungsart. Als ungefährer Richtwert kann angenommen werden, dass bei Erreichung von 80 % des jeweiligen Staffelmaximums die jährliche Abrechnungsart günstiger wird als die monatliche Abrechnungsart. In der Tabelle ist dies z. B. bei den Schritten von 41 auf 42 oder von 83 auf 84 Benutzer ersichtlich. Was bedeutet das aber nun für die Planung? Schauen wir uns dazu drei Beispiele an, bei denen ein Unternehmen Atlassian Jira Software mit dem Standardplan ein führt.
Beispiel 1: Zum Start werden 35 Benutzer benötigt und pro Monat kommt ein weiterer Benutzer hinzu. Vergleichen wir nun die monatliche mit der jährlichen Abrechnung.
Obwohl die Benutzerzahl den Schwellwert von 42 Benutzer überschreitet, ist der monatliche Plan in diesem Fall günstiger, da die durchschnittliche Benutzeranzahl über das komplette Jahr hinweg mit 40,5 niedriger ist als 42.
Beispiel 2: Wie sieht es aber aus, wenn wir nicht mit 35, sondern mit 39 Benutzern starten?
Die durchschnittliche Benutzeranzahl steigt im zweiten Beispiel von 40,5 auf 44,5 und damit wird die jährliche Abrechnung auf das Jahr gerechnet günstiger als die monatliche Abrechnung. Das Beispiel zeigt aber auch, dass die jährliche Abrechnung mit 50 Benutzern genau an die Grenze der Benutzerstaffel kommt.
Schauen wir uns in einem dritten Beispiel einmal an, was passieren würde, wenn wir mit 46 Benutzern starten.
Bereits nach 5 Monaten kommt die Benutzerstaffel für die jährliche Abrechnung an ihre Grenze und es muss ein Upgrade auf die nächsthöhere Staffel durchgeführt werden. Die Kosten für das Upgrade von jährlich 7.000 $ werden hierbei anteilig auf die verbleibende Laufzeit des Jahres berechnet. Dies bedeutet für die 7 ausstehenden Monate noch einmal zusätzliche Kosten von 2.916,67 $, welche somit zu Gesamtkosten von 6.416,67 $ führen – ein starker Kostenzuwachs.
Was lässt sich nun aus den Beispielen mitnehmen?
Der Schwellenwert der Benutzeranzahl, ab dem die jährliche Abrechnung günstiger ist als die monatliche Abrechnung, liegt bei etwa 80 % des jeweiligen Staffelmaximums. Da dieser Schwellenwert bei wenigen Benutzern schnell erreicht ist, ist bei kleinen Benutzerstaffeln in der Regel der monatliche Plan zu empfehlen. Bei größeren Benutzerstaffeln z. B. von 101 – 200 Benutzer kann sich dagegen der jährliche Plan rechnen, da das Staffelmaximum nach Überschreiten des Schwellenwertes nicht so schnell erreicht wird.
Natürlich sind die Lizenzkosten nicht die einzigen Kosten, mit denen gerechnet werden muss. Es fallen auch Kosten für die initiale Einrichtung und die Betreuung der Anwendungen an. Diese Kosten hängen stark von den Anforderungen ab und können daher nicht verallgemeinert werden.
Wenn Sie eine individuelle Einschätzung der auf Sie zukommenden Kosten für die Einrichtung und den Betrieb der Atlassian Cloud möchten, kontaktieren Sie uns! Gerne beraten wir Sie bezüglich Ihres Vorhabens.
