Bei der ECE Marketplaces GmbH & Co. KG laufen zahlreiche Projekte parallel: Umbauten, Modernisierungen, energetische Sanierungen. Um diese Vorhaben besser zu steuern, sollte die bestehende Lösung auf den Prüfstand gestellt und auf ein tragfähiges, modernes Fundament gehoben werden. Unser Power Platform Team startete mit einem Review und entwickelte eine neue Anwendung auf Basis der Microsoft Power Platform: das Multiprojektmanagement (MPM).
Die Lösung besteht aus einer großen Model-driven App, mehreren eingebetteten Unteranwendungen und integrierten Power BI-Reports. Regelmäßig mehr als 200 Projekte, mit insgesamt über 450 Haupt- und Subprojekt-Datensätzen. werden darüber verwaltet. Im Interview berichten Ralf Kühler, Projektleiter MPM-Projekt und Simon Krippner, Component Owner MPM bei ECE Marketplaces GmbH & Co. KG, gemeinsam mit unserem Kollegen Harald Tingelhoff über das Projekt.
Was war der Ausgangspunkt für das Projekt?
Ralf Kühler: Als Full-Service-Dienstleister für Retail Real Estate planen und steuern wir eine Vielzahl von Umbau- und Modernisierungsprojekten in den von uns gemanagten Einkaufszentren. Dabei geht es um unterschiedliche Projektarten, Budgets, Projektteams, Meilensteine, Risiken, Statusinformationen und Vertragsdaten. Unser Ziel war es, diese Informationen zentraler, transparenter und besser auswertbar abzubilden.
Die Anzahl, Vielfalt und Komplexität der Projekte ist über die letzten Jahre enorm gestiegen und ließ sich mit bestehenden Tools nicht mehr optimal abbilden und steuern. Informationen waren an verschiedenen Orten verteilt, und wir mussten viel manuell kommunizieren. Wir haben uns deshalb entschieden, eine neue Softwarelösung auf Basis der Microsoft Power Platform zu entwickeln.
Wie sieht die neue Lösung aus?
Simon Krippner: Im Zentrum steht eine Model-driven App auf Basis der Microsoft Power Platform. Dort legen die Projektverantwortlichen neue Hauptprojekte an und verwalten darunter die jeweiligen Subprojekte. Je nach Abteilung und Projektart werden unterschiedliche Informationen, Felder, Funktionen und Unteranwendungen angezeigt. Die neue Lösung stellt sicher, dass alle an einer Umbau- oder Modernisierungsmaßnahme beteiligten Abteilungen in den für Sie erforderlichen Anwendungsbereichen und Funktionen arbeiten können. Alle sehen die gleichen Informationen und kennen den aktuellen Stand des Projekts. Uns war außerdem sehr wichtig, dass sich die neue Lösung gut in unsere vorhandene IT-Landschaft integriert.
Ausgangslage
Die Anzahl, Vielfalt und Komplexität der Projekte ist über die letzten Jahre enorm gestiegen und ließ sich mit bestehenden Tools nicht mehr optimal abbilden und steuern.
Lösung
Model-driven App auf Basis der Microsoft Power Platform mit eingebetteten Canvas-App-basierten Custom Pages und Power BI-Reports.
Technologien
Microsoft Power Platform, Power Apps, Power BI, Power Automate, Entra-Sicherheitsgruppen, Microsoft Planner Premium, Microsoft Teams, Solution2Share Teams Manager.
Nutzung
Rund 200 Nutzer:innen geplant, circa 200 Projekte beziehungsweise über 450 Haupt- und Subprojekt-Datensätze im System (pro Jahr).
Go-live
Mai 2026
Mehrwert
Zentrale Projektübersicht, kontextabhängige Funktionen, integriertes Reporting, rollenbasierte Berechtigungen, kundenseitige Admin-Möglichkeiten.
Welche Projektinformationen werden in der Anwendung verwaltet?
Simon Krippner: In der App sehen unsere Projektteams die Projekt-Metadaten, Projektphasen, Subprojekte, Projektteams, Meilensteine, Risiken, Vertragsinformationen, Genehmigungen und Statusangaben. Auch Informationen zu Budgets und Businessplänen sind integriert.
Ralf Kühler: Alle relevanten Informationen, die ein Projekt betreffen, sind entweder direkt im MPM zu sehen, oder sind in dem zugeordneten Microsoft Teams abgelegt und somit ebenfalls über das MPM zu finden. Uns war wichtig, dass es neben dem MPM keine weiteren „Wahrheiten“ mit Projektinformationen gibt.
Besonders hilfreich ist, dass Berechtigungen automatisch mitgedacht werden. Wenn ein Teammitglied einem Projekt hinzugefügt wird, erhält diese Person die passenden Zugriffsrechte, auch auf dem Teams Raum und im MS Planner. Gleichzeitig gibt es im Hintergrund ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept über Entra-Sicherheitsgruppen.
Welche Rolle spielen die eingebetteten Unteranwendungen?
Ralf Kühler: Wir haben drei zentrale Unteranwendungen: Approved Budget, Budget Planung und Business Plan. Welche davon angezeigt wird, hängt davon ab, ob es sich um ein Hauptprojekt oder um ein bestimmtes Teilprojekt handelt. Auf Hauptprojektebene geht es zum Beispiel um freizugebende Budgets. Bei Bau-Teilprojekten kommen zusätzlich Budget- und Businessplan-Funktionen hinzu. Andere Teilprojektarten benötigen wiederum nur Teile oder einfachere Varianten davon. Die Anwendung erkennt also, in welchem Projektkontext sich die Nutzer:innen befinden und stellt genau die Funktionen bereit, die dort gebraucht werden.
Das klingt nach einer sehr individuellen Lösung. Wie viel davon lässt sich kundenseitig selbst steuern?
Harald Tingelhoff: Sehr viel. Wir haben darauf geachtet, dass zentrale Strukturen eigenständig über eine Admin-Oberfläche gepflegt werden können. Dazu gehören zum Beispiel Kostengruppen, Kostengruppen-Hierarchien, Business Units und Objekte. Die Mitarbeitenden von ECE sind dadurch nicht bei jeder Anpassung auf Entwicklungsleistungen unsererseits angewiesen, sondern können viele Einstellungen selbst verwalten und weiterentwickeln.
Unser Ansatz: Kunden sollen möglichst viel selbstständig bearbeiten können. Darüber hinaus sollen unsere Lösungen nicht nur den heutigen Prozess abbilden, sondern auch mit den Kunden mitwachsen können.
Wie ist das Reporting integriert?
Simon Krippner: Die Power BI-Reports sind direkt in die Anwendung eingebettet. Nutzer:innen müssen also nicht in ein separates System wechseln, sondern sehen relevante Kennzahlen direkt im Projektkontext. Auf Hauptprojektebene gibt es eine allgemeine Übersicht mit Projektinformationen, Status, Meilensteinen, Risiken und finanziellen Kennzahlen. Für Teilprojekte gibt es ähnliche Übersichten, die sich je nach Projektart unterscheiden.
Diese Integration trägt zur Nutzbarkeit der Lösung im Unternehmensalltag bei. Unsere Projektteams arbeiten in einer Oberfläche und finden dort sowohl operative Projektinformationen als auch Auswertungen. Besonders wertvoll ist, dass Reports vorgefiltert im jeweiligen Projektkontext angezeigt werden.
Ralf Kühler: Beim Reporting betrachten wir zwei Ebenen. Zum einen gibt es das projektbezogene Reporting, das monatlich von der jeweiligen Projektleitung erstellt wird. Es kombiniert vorhandene Informationen wie Meilensteine, Risiken und Projektziele mit einer individuellen Einschätzung der Projektleitung zum aktuellen Status. Zum anderen gibt es ein Management-Reporting, das Daten aus mehreren Projekten zusammenführt, etwa nach Projektarten. So erhalten wir Transparenz über das einzelne Projekt hinaus und unterstützen zugleich unser Projektcontrolling dabei, Qualität und Aktualität der Projektdaten im Blick zu behalten.
Der Projektstatus wird bewusst manuell gepflegt. Warum?
Ralf Kühler: Der Status ist keine rein mathematische Kennzahl. Es geht nicht nur darum, automatisch Daten aus der MPM-Datenbank auszulesen und daraus einen Ampelwert zu berechnen. Die Projektleitung soll bewusst eine Einschätzung abgeben: Wie steht das Projekt aktuell da? Gibt es Risiken? Ist alles im grünen Bereich oder braucht es Aufmerksamkeit? Diese manuelle Einschätzung hat für uns einen Mehrwert, weil sie Erfahrung und Projektwissen einbezieht. Der Status der Projektleitung wird mit tagesaktuellen Daten aus anderen Modulen im MPM kombiniert und dann in einen PowerPoint Statusbericht konsolidiert. Dieser Bericht kann wiederum z.B. als PDF exportiert werden.
Welche technischen Herausforderungen gab es?
Harald Tingelhoff: Eine große Herausforderung war die Verbindung von Anwendungsfall, Berechtigungshierarchie und Datenmodell. Die Anwendung muss je nach Projektart andere Felder, Funktionen und Unteranwendungen anzeigen. Gleichzeitig müssen Berechtigungen sauber greifen. Dazu kommt die Einbettung der Power BI-Berichte, die im passenden Projektkontext geladen werden.
Nach außen wirkt das nahtlos. Technisch steckt dahinter aber einiges an Logik, unter anderem mit JavaScript, HTML-Elementen, Tabellen und Umgebungsvariablen. Das war notwendig, damit die Reports und eingebetteten Apps über verschiedene Stages hinweg sauber funktionieren und trotzdem im richtigen Kontext angezeigt werden.
Gibt es schon Rückmeldungen zur Lösung?
Ralf Kühler: Der Go-live erfolgte Anfang Mai 2026. Seitdem arbeiten wir produktiv mit der Lösung. Die Rückmeldungen aus den Fachbereichen und von den Projektstakeholdern waren insgesamt sehr positiv. Die Benutzer kommen mit der MPM-Lösung sehr gut zurecht und es gab viel Lob u.a. für die Usability aber auch für die Art und Weise wie wir den Go-Live vorbereitet haben u.a. mit einem sehr intensiven Schulungsprogramm oder wöchentlichen Q&A Sessions wo die Anwender Hilfe bekommen, aber auch Ideen äußern können. Natürlich gibt es nach einem Go-live immer Findings, Fragen zur Bedienung und viele Ideen was man noch alles machen könnte. Ich mache seit 25 Jahren IT Projekte, meist Softwareentwicklungen, und noch nie hatte ich einen Go-Live der so reibungslos lief wie bei diesem Projekt – und die Lösung erfüllt genau den Zweck, für den wir sie gebaut haben. Wir sind sehr happy.
Und wie geht es jetzt nach dem Go-Live weiter?
Simon Krippner: Die Lösung ist so angelegt, dass wir sie weiterentwickeln können. Es gibt bereits Ideen für weitere Ausbaustufen. Für uns ist das kein abgeschlossenes Einmalprojekt, sondern eine Plattform, die Schritt für Schritt mit unseren Anforderungen wachsen kann.
Was hat die Zusammenarbeit mit Arineo ausgemacht?
Simon Krippner: Arineo hat nicht einfach übernommen, was schon da war, sondern kritisch geprüft, was sinnvoll ist und was nicht. Das war für uns wichtig. Wir wollten keine technische Reparatur einer bestehenden Lösung, sondern eine belastbare Grundlage für unser Multiprojektmanagement.
Auch die Zusammenarbeit war konstruktiv. Wir haben eine Kommunikation mit kurzen Wegen etabliert, Probleme offen diskutiert und gemeinsam Lösungen entwickelt. Dabei fand ich sehr gut, dass die Mitarbeitenden von Arineo unsere Themen und die Hintergründe wirklich verstehen wollten und nicht einfach den Weg des geringsten Widerstandes gesucht haben.
Simon Krippner, IT-SCO, ECE
Die Zusammenarbeit mit unseren Ansprechpersonen war offen, direkt und lösungsorientiert. Gerade in den zeitkritischen Phasen hat das Arineo-Team viel Einsatz gezeigt und pragmatisch nach Wegen gesucht, um das Projekt voranzubringen.
Ralf Kühler, IT-Portfoliomanagement, ECE
Das freut uns. Vielen Dank für das Gespräch!
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