During the period of pandemic-related restrictions, all companies faced the challenge of enabling remote work and reorganizing daily routines. In the post-Covid era, many companies have returned to working in the office. Many justify this by wanting to preserve social and cultural cohesion. At our company, all colleagues are generally free to choose where they would like to work. And a sense of unity can still be fostered, even when people aren’t in constant contact. We asked our colleague Sebastian Wilms from the Cloud Application & Processes base group how team spirit can be maintained remotely.
At Arineo, we call a base group a group of colleagues who have the same professional skills.
Sebastian, in eurer Basisgruppe arbeiten aktuell 14 Personen an insgesamt 10 deutschen Standorten und einem Standort in Österreich. Wie gelingt es euch, eine Teamkultur zu schaffen, in der sich reibungslos zusammenarbeiten lässt und sich die Kollegi:nnen trotz der Entfernung gut untereinander verstehen?
Sebastian: Für gute Arbeitsergebnisse unserer Basisgruppe sind insbesondere die Kommunikation und gegenseitige Unterstützung von großer Bedeutung. Wir legen Wert auf eine klare Kommunikation und die Übernahme von Verantwortung. Durch die Etablierung regelmäßiger Meetings mit fester Agenda, wie unserem wöchentlichen Teammeeting „Weekly“ und dem Projekt-ReCAP-Meeting, ermöglichen wir den Austausch über fachliche Fragen und präsentieren gegenseitig Lösungen zu aktuellen Projekten, an denen wir bei unseren Kunden arbeiten. Und auch Themen wie Über- und Unterauslastung sowie aktuelle Kennzahlen kommen nicht zu kurz. Den Wissensaustausch fördern für zusätzlich in unserem zweiwöchentlichen Topic Update. Hier stellen wir uns gegenseitig neue Technologien, Features oder Projektlösungen vor und tauschen uns zu News aus.
Dies fördert die Zusammenarbeit sicherlich sehr. Welche Unterstützung gibt es hinsichtlich der Selbstorganisation, nicht jeden motiviert ein Arbeitsplatz ohne direkten Austausch? Leidet die Produktivität nicht darunter?
Sebastian: Nein, überhaupt nicht, im Gegenteil, da alle jederzeit ihre Ideen, Themen und Inhalte einbringen können. Unsere Meetings leben vom Input aller Kolleg:innen. Jede:r ist hier in der Verantwortung, damit wir gemeinsam erfolgreich sind. Durch die regelmäßigen Microsoft-Teams-Meetings mit Video und unseren nicht vorhandenen „Dienstwegen“ im Modell der Kollegialen Organisation gelingt uns eine super Zusammenarbeit in unserer Basisgruppe und darüber hinaus.
Klingt super. Was habt ihr euch für den guten Teamspirit noch einfallen lassen?
Sebastian: Dazu haben wir unsere sogenannten Besucherwochen etabliert. Zu denen laden wir alle Kolleg:innen der Basisgruppe zwei- bis viermal im Jahr an unseren Standort in Fürth ein. Diese Wochen werden meistens mit Strategieworkshops und dem „Innovationday“ gekoppelt, um die Zusammenarbeit und den persönlichen Austausch zu stärken. Zudem bieten die Besucherwochen eine Gelegenheit für persönliche Treffen und den informellen und privaten Austausch. Das stärkt das Teamgefühl und fördert die Motivation. Meistens koppeln wir das noch mit spannenden Teamevents. So waren wir schon Bogenschießen, Messer und Axt werfen, Bowlen, auf der Kartbahn und vieles mehr.
Vor Ort am Standort lässt sich vieles einfacher gestalten als bei der Arbeit im Homeoffice. Sicherlich habt ihr technische Tools im Einsatz, die das Arbeiten im Team erleichtern. Wie sieht das aus?
Sebastian: Die technische Infrastruktur spielt beim verteilten Arbeiten eine zentrale Rolle. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen über eine stabile Internetverbindung, leistungsfähige Hardware und geeignete Softwaretools verfügen. Hierbei hilft natürlich Microsoft Teams, aber auch unsere Power Apps, die wir für uns entwickelt haben, die technischen Herausforderungen zu bewältigen und effektiv im Homeoffice zu arbeiten.
Wie ist dein Fazit zum verteilten Arbeiten und was habt ihr für Pläne, um die Zusammenarbeit noch weiter zu fördern?
Sebastian: Das verteilte Arbeiten im Homeoffice erfordert eine gezielte Herangehensweise, um die Herausforderungen in den Bereichen Kommunikation, Koordination, Produktivität und Zusammenarbeit zu meistern. Durch die Implementierung unserer Meeting-Kultur, wie dem wöchentlichen „Weekly“, unserem Topic Update, dem Projekt ReCAP Meeting, dem „Innovationday“ und den Besucherwochen, haben wir es geschafft, unsere Zusammenarbeit zu fördern. Aber viel macht hier auch die Verantwortungsübernahme, Hilfsbereitschaft und das gegenseitige Vertrauen der Kolleg:innen aus. Einen patentierten Weg gibt es nicht. Ich glaube, hier muss jedes Team einen eigenen Weg finden.
Dazu dienen sicherlich auch Feedbackrunden?
Sebastian: Klar, wir tauschen uns regelmäßig darüber aus, wie die Zufriedenheit im Team ist und wie wir uns gemeinsam verbessern können. Neue Ideen sind willkommen und werden rasch umgesetzt. Daraus sind zum Beispiel der Innovationday und das Projekt ReCAP entstanden! Zu Beginn von Corona hatten wir auch ein regelmäßiges gemeinsames Mittagessen etabliert aber dann auch gemeinsam wieder abgeschafft und durch Whisky- und Rum-Tastings ersetzt. 😉 Die sind aber leider nicht so regelmäßig. Außerdem ermutigen wir alle Kolleg:innen dazu, sich an den Standorten zu verabreden und/oder private Events wie z. B. Spiel-, Sport- und Kinoabende zu organisieren oder gemeinsam zu essen/kochen. Gerne stellen wir dafür die Räumlichkeiten und die vorhanden Kaltgetränke zur Verfügung.
Das bringt mich zu meiner letzten Frage: Inwiefern hilft die Kollegiale Organisation bei der Zusammenarbeit in verteilten Teams?
Sebastian: Ich glaube gerade wegen unserer Kollegialen Organisation funktioniert das bei uns so gut. Jede:r kann Ideen einbringen, wie sich noch besser zusammenarbeiten lässt und wir probieren das dann einfach schnell und unkompliziert aus. Jede Basisgruppe organisiert sich da selbst und kann für sich die optimale Zusammenarbeit gestalten. Wir haben ganz unterschiedliche Konstellationen in den Basisgruppen. Es ist sehr wichtig, schnell und unkompliziert auf unterschiedliche Bedürfnisse einzugehen. Zudem basiert die Kollegiale Organisation auf Eigenverantwortung, gegenseitigem Vertrauen und der Übernahme von Verantwortung – in meinen Augen die entscheidenden Säulen bei der verteilten Arbeit. Und ja, wir haben keine Hierarchien, wer eine gute Idee hat, kann auf jeden zugehen und sich Unterstützung suchen. Auch bei unserer Geschäftsführung. Keine Abteilungs-, Bereichs- oder Sonstwasleiter:innen können sich da politisch querstellen oder die Idee für ihre eigene verkaufen. Da ich im Bereich der Microsoft Power Platform arbeite, würde ich sagen, ganz nach dem Motto WYSIWYG (Akronym für „What you see, is what you get“ („Was du siehst, ist, was du bekommst”).
Vielen Dank Sebastian und schöne Grüße in die CAP-Basisgruppe
