Die Herausforderung liegt dabei nicht allein darin, Text zu erfassen. Eine frei formulierte Anfrage muss in verlässliche Daten für den Angebotsprozess übersetzt werden. Dafür müssen die relevanten Informationen aus der Nachricht herausgelesen und fehlende Angaben erkannt werden. Sind die Artikelnummern plausibel? Fehlen Informationen? Müssen weitere Informationen eingeholt werden?
Genau nach diesem Prinzip arbeitet unser RFP-Agent: Er analysiert eingehende Angebotsanfragen, erkennt fehlende oder uneindeutige Informationen und kann automatisch Rückfragen stellen. Sobald die Angaben vollständig und geprüft sind, übergibt er die Anfrage an den Vertriebsprozess.
Von der E-Mail zum Angebot
Eine frei formulierte Kundenanfrage enthält selten genau die Datenstruktur, die ein ERP- oder CRM-System benötigt. Statt Artikelnummer, Menge und weiteren Angaben sauber getrennt einzugeben, formuliert jedes Kundenunternehmen seine Anfrage so, wie es für Menschen am einfachsten ist.
Genau hier setzt unser Agent an. Er analysiert die Nachricht und extrahiert die für den Angebotsprozess relevanten Informationen. Dazu gehören beispielsweise Artikelnummern, Produktangaben, Mengen und weitere Anliegen. Darauf folgt ein klar definierter Ablauf:
E-Mail empfangen → Inhalte analysieren → Informationen prüfen → fehlende Angaben nachfragen → Antwort erneut analysieren → Angebot und Verkaufschance anlegen
Der RFP-Agent: Mehr als ein E-Mail-Assistent
Ein klassischer E-Mail-Assistent kann eine Nachricht zusammenfassen oder einen Antwortentwurf erzeugen. Unser RFP-Agent geht es einen Schritt weiter: Hier ist die KI in einen deterministischen Geschäftsprozess eingebunden und überträgt Daten in ein CRM-, ERP- oder andere Geschäftssysteme.
Auf die Analyse und Aufbereitung der Nachricht durch die KI folgt ein definierter Ablauf mit klaren Regeln. Im konkreten Aufbau haben wir dafür Power Automate in Verbindung mit KI-Funktionen genutzt. Für die Angebotserstellung ist dieser kontrollierte Ablauf von Vorteil: Wenn eine Artikelnummer nicht eindeutig ist, soll das System beispielsweise unbedingt nachfragen und nicht frei nach einer möglichst plausiblen Lösung suchen.
Automatisierte Rückfrage bei unklaren oder fehlenden Informationen
Der Agent ist so konzipiert, dass er bei Unsicherheit immer eine Rückfrage stellt, anstatt mit einer plausibel klingenden Zuordnung weiterzuarbeiten. Dazu erfolgt neben der semantischen Prüfung auch eine Prüfung gegen vorhandene Unternehmensdaten. Wird beispielsweise eine Artikelnummer erkannt, sucht der Prozess gezielt nach dieser Nummer im Artikelstamm. Ist der Artikel vorhanden, kann die Information für die Angebotsposition verwendet werden. Führt die Suche zu keinem eindeutigen Ergebnis, wird keine automatische Zuordnung vorgenommen.
Der Agent erkennt, welche Information fehlt oder uneindeutig ist und ist in der Lage, automatisch eine passende Rückfrage im Tone of Voice des Unternehmens zu formulieren und per E-Mail zu versenden. Jede Interaktion des Agenten wird zudem protokolliert, sodass seine Aktivitäten nachvollziehbar bleiben.
Die Antwort des Kundenunternehmens wird erneut analysiert und dem bestehenden Vorgang zugeordnet. Sobald die erforderlichen Informationen vollständig sind, kann die Angebotsbearbeitung weiterlaufen.
Vom Fax zur E-Mail: Der Eingangskanal ist nicht entscheidend
Nicht jede Angebotsanfrage erreicht den Vertrieb per E-Mail. In vielen Unternehmen kommen Anfragen weiterhin per Fax – insbesondere dort, wo gewachsene Prozesse, bestimmte Kundengruppen oder branchenspezifische Abläufe eine Rolle spielen.
Für die Automatisierung ist jedoch nicht entscheidend, ob die Anfrage per E-Mail oder Fax eingeht. Entscheidend ist, dass der Inhalt digital erfasst und verarbeitet werden kann. Ein eingehendes Fax lässt sich beispielsweise über eine Fax-to-Mail-Lösung oder einen digitalen Faxdienst als PDF oder Bilddatei bereitstellen. Anschließend kann eine Texterkennung die enthaltenen Informationen auslesen. Die aufbereiteten Daten werden anschließend wie jede andere Angebotsanfrage weiterverarbeitet; bei fehlenden oder unklaren Angaben werden die erforderlichen Folgeschritte angestoßen. Wichtig ist dabei die Qualität der Vorlage. Handschriftliche Ergänzungen, schlecht lesbare Ausdrucke oder unvollständige Faxseiten können die automatische Verarbeitung erschweren. In solchen Fällen sollte der Prozess einen klar definierten Übergabepunkt an Mitarbeitende vorsehen.
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Anlage von Aktivitäten
Angebotsanfragen beschränken sich nicht immer auf die eigentliche Angebotserstellung. In einer Nachricht kann neben der Produktanfrage beispielsweise noch eine zusätzliche Frage oder Aufgabe enthalten sein. Der RFP-Agent erkennt solche Zusatzinformationen und kann diese als Aktivität oder Aufgabe anlegen und einer Person zuweisen.
Damit überträgt der Agent nicht nur die eigentliche Angebotsanfrage ins CRM. Auch die Information, dass beispielsweise noch eine weitere Frage geklärt werden muss, bleibt im Prozess erhalten. Das ist für den Arbeitsalltag besonders relevant: Mitarbeitende müssen nicht mehr die gesamte Nachricht auswerten, sondern können sich gezielt um die Teile kümmern, die tatsächlich ihre Bearbeitung benötigen.
Voraussetzungen für die Nutzung des RFP-Agents
Aus unserer Erfahrung beginnt ein erfolgreicher Einsatz nicht mit der Technologie, sondern mit klaren fachlichen Regeln. Gemeinsam mit den zuständigen Fachbereichen sollte festgelegt werden, welche Informationen eine gültige Angebotsanfrage enthalten muss, welche Artikelnummern zulässig sind und wann eine Anfrage als vollständig gilt. Ebenso wichtig ist die Entscheidung, in welchen Fällen der Agent selbstständig nachfragen kann und wann die Bearbeitung an eine Person übergeben werden sollte.
In Projekten zeigt sich immer wieder, wie entscheidend die Qualität der zugrunde liegenden Daten ist. Der RFP-Agent benötigt Zugriff auf verbindliche Datenquellen – insbesondere auf den Artikelstamm –, damit erkannte Artikelnummern zuverlässig geprüft und Angebotspositionen korrekt zugeordnet werden können. Dafür ist in der Regel eine Integration in die bestehende ERP- und CRM-Landschaft erforderlich.
Bei Faxanfragen kommen je nach Eingangskanal weitere Komponenten wie Fax-to-Mail und digitale Faxdienste zum initialen Setup hinzu.
Fünf Fragen vor dem Start
Bevor Unternehmen sich für den Einsatz des RFP-Agents entscheiden, sollten folgende Fragen besprochen werden.
Welche Angebotsanfragen wiederholen sich häufig?
Standardisierbare Anfragen identifizieren, bei denen heute immer wieder ähnliche manuelle Schritte anfallen.
Welche Informationen braucht es für eine bearbeitbare Anfrage?
Pflichtinformationen definieren, beispielsweise Artikelnummer, Menge und je nach Geschäftsmodell weitere Angaben.
Welche Daten sind verbindlich?
Festlegen, welche führenden Systeme Artikel-, Kunden-, Preis- und weitere Geschäftsdaten liefern.
Was darf die KI übernehmen?
Aufgaben bestimmen, bei denen Interpretation sinnvoll ist – etwa Informationen aus Freitext extrahieren, fehlende Angaben erkennen und Rückfragen formulieren.
Wann muss ein Mensch übernehmen?
Klare Übergabepunkte für unklare Produktzuordnungen, Ausnahmen sowie technische oder kaufmännische Entscheidungen definieren.
Mögliche Ausbaustufen des Agents
Ist die automatisierte Verarbeitung etabliert, lässt sich der Prozess erweitern. Der Agent könnte beispielsweise bei angefragten Artikeln passende Nachfolgeprodukte, höherwertige Varianten oder zusätzliche Leistungen wie Garantieverlängerungen und Wartung vorschlagen. Damit würde aus der reinen Angebotsbearbeitung ein intelligenter unterstützender Vertriebsprozess: Die KI verarbeitet zunächst den konkreten Kundenwunsch und könnte anschließend zusätzliche, fachlich definierte Cross- und Up-Selling Optionen anbieten.
Unsere Erfahrung zeigt jedoch: Solche Erweiterungen funktionieren nur dann zuverlässig, wenn Produktdaten, Geschäftsregeln und Kundenkontext sauber miteinander verknüpft sind. Diese Grundlage ist entscheidend, damit Vorschläge nicht nur automatisiert, sondern auch nachvollziehbar und für den Kunden passend sind.
Fazit: Der Mehrwert entsteht im Prozess
Eine KI, die eine E-Mail zusammenfasst, spart ein paar Minuten. Ein KI-gestützter Angebotsprozess kann deutlich mehr leisten: Er versteht eine frei formulierte Anfrage, erkennt fehlende Informationen, fragt selbstständig nach, prüft Angaben gegen vorhandene Daten und stößt anschließend die nächsten Geschäftsvorgänge an.
Unsere Praxis zeigt, dass der Mehrwert deshalb nicht in einer einzelnen KI-Funktion liegt, sondern in ihrer Einbindung in den gesamten Prozess. Erst wenn Inhalte zuverlässig mit Daten, Geschäftsregeln und klaren Zuständigkeiten zusammenwirken, entsteht eine spürbare Entlastung im Tagesgeschäft.
So verschiebt sich auch die Rolle der Mitarbeitenden. Sie müssen weniger Zeit in das Übertragen und Nachfassen investieren und können sich auf die Fälle konzentrieren, in denen tatsächlich Fachwissen und Entscheidungen gefragt sind. Genau dort ist menschliche Expertise besonders wertvoll.
Häufige Fragen zur KI-gestützten Angebotsbearbeitung
Ja. KI kann frei formulierte Anfragen analysieren, relevante Informationen extrahieren und fehlende Angaben erkennen. Anschließend können die strukturierten Daten an definierte Angebots- und Vertriebsprozesse übergeben werden. Genau das macht unser RFP-Agent.
Ja. In einem entsprechend aufgebauten Prozess kann KI erkennen, welche Pflichtangaben fehlen, eine Rückfrage formulieren und die Antwort anschließend erneut analysieren. So lässt sich eine Angebotsanfrage über mehrere Nachrichten hinweg vervollständigen.
Erkannte Informationen sollten gegen verbindliche Unternehmensdaten geprüft werden. Unser RFP-Agent gleicht die erkannte Artikelnummer mit dem vorhandenen Artikelstamm ab. Erst danach kann sie für die weitere Angebotsverarbeitung verwendet werden.
Ja, sofern das Fax digital bereitgestellt und ausreichend lesbar ist. Über Fax-to-Mail oder einen digitalen Faxdienst kann der RFP-Agent den Inhalt erfassen und wie eine E-Mail-Anfrage analysieren. Bei schlecht lesbaren oder unvollständigen Dokumenten sollte der Prozess eine manuelle Prüfung vorsehen.
Das hängt von der vorhandenen Architektur ab. Typischerweise werden ein Eingangskanal wie E-Mail oder Fax, eine KI-Komponente, eine Automatisierungslogik sowie CRM- und/oder ERP-Systeme benötigt. Wichtig ist, dass die KI auf relevante Datenquellen zugreifen und strukturierte Ergebnisse an nachgelagerte Prozesse übergeben kann.
Insbesondere bei unklaren Angaben, Sonderfällen sowie technischen oder kaufmännischen Entscheidungen. Sinnvoll ist es, diese Übergabepunkte bereits bei der Prozessgestaltung festzulegen.
