Interne Kommunikation bei der VEREINIGTE HAGEL
Der erfolgreiche Weg zu einer internen Kommunikationsplattform
Viele Standorte – dezentrales Informationsmanagement
Die Vereinigte Hagelversicherung VVaG ist europäischer Marktführer bei der Absicherung von Wetterrisiken in der Landwirtschaft. Seit fast 200 Jahren setzen die Mitglieder der Versicherung auf das Prinzip einer Solidargemeinschaft und schultern nach dem Prinzip „Einer für alle – alle für einen“ gemeinsam die Risiken.
Die VEREINIGTE HAGEL ist in Deutschland acht Bezirksdirektionen und 6 Niederlassungen im europäischen Ausland sowie im freien Dienstleistungsverkehr in 3 weiteren Ländern mit insgesamt 62 Bezirksvereinen tätig. Innerhalb dieser breiten Verteilung über ganz Europa gab es bislang keine digitale, zentrale Plattform, auf der beispielsweise Neuigkeiten aus dem Unternehmen aber auch weitere interne Informationen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abrufbar waren.
Um die Zusammenarbeit der Standorte effizienter zu gestalten, die interne Kommunikation zu fördern und übergreifende Templates bereitzustellen, entstand der Bedarf nach einem Hagel-Intranet, das „InVHonet“. Ziel war es, die Verfügbarkeit und Transparenz von bedarfsgerecht aufbereiteten Informationen zu erhöhen und Entwicklungen an und zu den verschiedenen Standorten zu kommunizieren.
Herausforderungen
Initialer Aufbau einer internen Kommunikations- und Informationsplattform
Unsere Lösung
Um die Wünsche und Anforderungen des Kunden zu verstehen, setzen wir auf so genannte Requirement-Workshops mit allen Beteiligten - Cross-Company. Als technologische Basis für die Intranet-Lösung wurde die Microsoft 365 Cloud, SharePoint Online und „Valo Intranet“ von Valo ausgewählt. Dadurch ist sowohl zukünftige Skalierbarkeit als auch flexible Erweiterbarkeit um Subsysteme - wie Digital-Asset-Management, Bilddatenbanken, Ticket-Tools und Human-Ressource-Portale - problemlos gegeben. Das Valo Intranet wurde von Arineo-Solution-Architekten designed und auf dem SharePoint Online im Microsoft Tenant der VEREINIGTE HAGEL installiert. Anschließend wurde mit einem agilen Ansatz die „InVHonet“-Lösung kundenindividuell konfiguriert und entsprechend der Corporate Identity der VEREINIGTE HAGEL umgesetzt. Neben der technischen Realisierung, dem Projekt- und Change-Management hat Arineo u.a. mit einer Reihe von Online-Seminaren die Mitarbeitenden sowohl technisch-organisatorisch geschult als auch redaktionell mit der neuen Kommunikationsplattform vertraut gemacht. Die reibungslose Übergabe in den Produktiv-Betrieb wurde durch einen GoLive- und Hypercare-Service sichergestellt.
"Dank der fundierten Expertise, dem zielorientierten, agilen und pragmatischen Vorgehen von Arineo konnten wir unser Projekt „InVHonet“ erfolgreich und mitarbeitendenorientiert umsetzen. Neben der technischen Unterstützung gelang es Arineo die (redaktionell tätigen) Kolleginnen und Kollegen auf die Reise in die Microsoft Cloud mitzunehmen und zu begeistern."
Daniel Rittershaus - Leiter Personal und Kommunikation - Vereinigte Hagelversicherung VVaG
Vorteile der Lösung
"Mit „InVHonet“ haben wir ein neues Kapitel in der internen Zusammenarbeit aufgeschlagen. In nur fünf Monaten Planung, Implementierung und Deployment haben wir eine übergreifende Kommunikations- und Informationsplattform realisiert. Das „InVHonet“ ist für die VEREINIGTE HAGEL durch die mobile Nutzbarkeit und Mehrsprachigkeit unsere strategische Plattform für die Zukunft."
Thomas Gehrke - Mitglied des Vorstands - Vereinigte Hagelversicherung VVaG