Interne Kommunikation bei der VEREINIGTE HAGEL

Der erfolgreiche Weg zu einer internen Kommunikationsplattform

Viele Standorte – dezentrales Informationsmanagement

Die Vereinigte Hagelversicherung VVaG ist europäischer Marktführer bei der Absicherung von Wetterrisiken in der Landwirtschaft. Seit fast 200 Jahren setzen die Mitglieder der Versicherung auf das Prinzip einer Solidargemeinschaft und schultern nach dem Prinzip „Einer für alle – alle für einen“ gemeinsam die Risiken.

Die VEREINIGTE HAGEL ist in Deutschland acht Bezirksdirektionen und 6 Niederlassungen im europäischen Ausland sowie im freien Dienstleistungsverkehr in 3 weiteren Ländern mit insgesamt 62 Bezirksvereinen tätig. Innerhalb dieser breiten Verteilung über ganz Europa gab es bislang keine digitale, zentrale Plattform, auf der beispielsweise Neuigkeiten aus dem Unternehmen aber auch weitere interne Informationen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abrufbar waren.

Um die Zusammenarbeit der Standorte effizienter zu gestalten, die interne Kommunikation zu fördern und übergreifende Templates bereitzustellen, entstand der Bedarf nach einem Hagel-Intranet, das „InVHonet“. Ziel war es, die Verfügbarkeit und Transparenz von bedarfsgerecht aufbereiteten Informationen zu erhöhen und Entwicklungen an und zu den verschiedenen Standorten zu kommunizieren.

Herausforderungen

Initialer Aufbau einer internen Kommunikations- und Informationsplattform

Zentraler multilingualer Informationshub

Für die Ablage von (Informations-) Dokumenten und Templates in verschiedenen Sprachen

Passendes Branding und User Experience

Das Design der Plattform muss zur Corporate Identity passen und eine intuitive Benutzeroberfläche aufweisen

Enabeling der Mitarbeitenden und reibungsloser Übergang in den Live-Betrieb

Technische und redaktionelle Schulung durch Online-Webinare der Mitarbeitenden und Hypercare-Services

Kontinuierliches Content Management und Beteiligung aller Mitarbeitenden

Aufbau und Pflege eines standort- und abteilungsübergreifenden Redaktionsnetzwerkes innerhalb des Versicherungsvereins.

Unsere Lösung

Um die Wünsche und Anforderungen des Kunden zu verstehen, setzen wir auf so genannte Requirement-Workshops mit allen Beteiligten - Cross-Company. Als technologische Basis für die Intranet-Lösung wurde die Microsoft 365 Cloud, SharePoint Online und „Valo Intranet“ von Valo ausgewählt. Dadurch ist sowohl zukünftige Skalierbarkeit als auch flexible Erweiterbarkeit um Subsysteme - wie Digital-Asset-Management, Bilddatenbanken, Ticket-Tools und Human-Ressource-Portale - problemlos gegeben. Das Valo Intranet wurde von Arineo-Solution-Architekten designed und auf dem SharePoint Online im Microsoft Tenant der VEREINIGTE HAGEL installiert. Anschließend wurde mit einem agilen Ansatz die „InVHonet“-Lösung kundenindividuell konfiguriert und entsprechend der Corporate Identity der VEREINIGTE HAGEL umgesetzt. Neben der technischen Realisierung, dem Projekt- und Change-Management hat Arineo u.a. mit einer Reihe von Online-Seminaren die Mitarbeitenden sowohl technisch-organisatorisch geschult als auch redaktionell mit der neuen Kommunikationsplattform vertraut gemacht. Die reibungslose Übergabe in den Produktiv-Betrieb wurde durch einen GoLive- und Hypercare-Service sichergestellt.

Vorteile der Lösung

Optimierung von Kommunikationsprozessen

Realisierung von Synergieeffekten und Mehrwerten durch digitale, device-unabhängige Vernetzung unserer Mitarbeitenden und Standorte mittels eines qualitativ hochwertigen Angebotes an Informationen und geprüften Templates und Dokumenten - just-in-time.

Mobiler Zugriff über Apps

Problemlose Client-Integration auf allen Devices und Betriebssystemen (Windows, Android und Apple) durch Verwendung der Microsoft Cloud

Erweiterbarkeit und Flexibilität des Intranets

Es können bei Bedarf weitere Features von Valo oder Microsoft und andere Subsysteme integriert werden

Gerne beantworten wir Ihre Fragen

Nach obenSchließen