Symptom
Spontan kann über die Suchfunktion nach einer Eigenschaft eines SharePoint-Listen-Eintrags nicht mehr gesucht werden.Diese Eigenschaft ist technisch gesehen eine Site-Column, die einem Content-Type zugewiesen wurde.Im folgenden Screenshot ist ein Beispiel für eine Suchanfrage beschrieben (roter Rahmen).
Führt man die Suche aus, werden keine Suchtreffer geliefert, obwohl die SharePoint Suche zuvor bereits über mehrere Wochen und Monate fehlerfrei funktioniert hat.
Fehler in SharePoint Suche – Ursache für das Verhalten
Auf globaler Tenant-Ebene fehlt im SharePoint-Suchindex für ein bestehendes Managed Property das zuvor zugewiesene bestehende Crawled Property. Das existente Crawled Property ist im SharePoint-Suchindex noch vorhanden, aber versteckt/unsichtbar.
Im SharePoint Admin Center wird dies wie im Beispiel des folgenden Screenshots angezeigt.
Der Link zum Admin Center muss im Kontext eines Users mit der Rolle SharePoint Administrator geöffnet werden:
https://<tenant-name>-admin.sharepoint.com/_layouts/15/searchadmin/ta_listmanagedproperties.aspx?level=tenant
Mit unserem How-to können Sie den Fehler in der Microsoft SharePoint Online Suche selbst beheben.
Lösungsansatz explizite Berechtigung SharePoint-Tenant-Admin auf SharePoint-Liste
Für die folgende Anleitung gibt es keine offizielle Dokumentation von Microsoft, sondern nur Erfahrungswerte aus dem Microsoft Support.
Der „Trick“ besteht darin, einen SharePoint-Administrator-User wie folgt zu berechtigen:
- auf der SharePoint-Liste, die keine Such-Treffer liefert und
- mit der Berechtigungs-Stufe „Edit“/ „Bearbeiten“.
Die Berechtigung kann auch über die Default-Vererbung, z.B. über die SharePoint-Site-Collection-Benutzergruppe „Members of…“, erfolgen.
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Zur Behebung des Verhaltens sollte folgende Anleitung ausgeführt werden
Step 1:
Berechtigung der SharePoint-Administratoren mit der Berechtigungsstufe „Edit“ auf der Liste, indem die im Standard aktivierte Berechtigungsstufe aufgehoben wird. Der folgende Screenshot zeigt einen vorab getesteten Lösungsansatz und soll zeigen, wer berechtigt werden muss.
Step 2:
Änderung eines Werts in der SharePoint-Liste in der Spalte, in der nicht gesucht werden kann. Alternativ kann auch ein neuer Testeintrag eingefügt werden. Es muss nur sichergestellt werden, dass eine Änderung in der SharePoint-Liste stattfindet.
Step 3:
Zwanzig Minuten bis etwa eine Stunde warten.
Step 4:
Das Crawled Property taucht wieder im SharePoint-Admin-Center auf.
Step 5:
Zuweisung des Crawled Property auf das Managed Property durch den SharePoint-Administrator.
Wenn alte Einträge in der Liste nicht über die Indexspalte gefunden werden können:
a. Re-Index der Liste auslösen über die Listeneinstellungen → Erweiterte Einstellungen.
b. 12 bis 24 Stunden warten und erneut nach alten Listeneinträgen suchen.
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Offene Fragen?
Konnten Sie den Fehler in der Microsoft SharePoint Online Suche erfolgreich beheben? Wenn nicht, wenden Sie sich an unseren SharePoint-Experten Thomas Hardt. Er hilft Ihnen gerne weiter.
